“Waar je eerst ruim een uur zat voor de boekhouding, zit ik nu op de 10 minuten per week”
Vertel eens iets over jouw bedrijf
Wij hebben een komkommerkwekerij van 31.500m² aan de Nieuwkoopseweg in Nootdorp. In 1989 zijn mijn ouders het bedrijf gestart. Ik ben hier als kind volledig opgegroeid en per 2020 ben ik toegetreden tot de vennootschap onder firma “Kwekerij van der Ploeg”. Frank, mijn oudere broer had inmiddels al een eigen paprikakwekerij en sinds eind vorig jaar hebben mijn zwager en zusje Lisanne bij ons aan de overkant een komkommerkwekerij overgenomen. Kweker zijn is een passie: je hebt veel afwisseling en vrijheid en er is veel innovatie. Als alles soepel loopt en de productie goed is, heb ik het naar mijn zin.
Zijn jullie duurzame ondernemers
Wij telen met maximale inzet van biologische bestrijding, maken gebruik van resistente rassen en we zijn bezig met een energietransitie. Onze wkk die gas omzet in warmte voor de teelt en stroom voor Pijnacker-Nootdorp, wordt steeds minder interessant door de aangekondigde stijging van energiebelasting.
Als alternatief kochten wij vorig jaar een E-boiler van 1.200 KW. Hiermee ontlasten wij het elektriciteitsnet van overspanning. Wij maken met deze elektra warmte voor de teelt. Het is eigenlijk een grote waterkoker. In de avond kunnen wij deze warmte gebruiken en bespaart het ons gas.
Hebben jullie veel factuurstromen in de onderneming
Wij hebben 25 binnenkomende facturen per week (van energie tot uitzendbureau) en twee uitgaande facturen (komkommeromzet) per week.
Wat doe je als je een factuur krijgt
Bijna alles komt per mail binnen. Ik controleer de aantallen en de prijs en vervolgens mail ik hem naar Exact (waar ik een eigen emailadres voor heb). De verkoopfacturen worden door Tineke van Bloemendaal Ruigrok uit het portaal gehaald van telersvereniging Oxin.
Hoe gaat het met de betaling van de factuur
Elke week wordt de administratie bijgewerkt door Tineke. Ik krijg dan de lijst openstaande facturen te zien in Exact. Ik geef dan zelf aan welke ik wil betalen en die stuur ik met meerdere facturen tegelijk naar de bank, waar ik ze kan betalen. Bij het inboeken houdt Tineke rekening met de datum waarop de betalingskorting vervalt, zodat ik weet wanneer ik het meest gunstig de factuur kan betalen.
Ben je er relatief veel tijd aan kwijt
Veel minder dan voorheen, toen we nog alles zelf moesten betalen. Ik ben ongeveer 10 minuten per week kwijt wat voorheen een uur kostte. Bovendien hoef ik nu geen printopdrachten meer te geven en hoef ik de ordner niet meer weg te brengen. Dus ongemerkt zal ik nog wel meer tijd en papier besparen.
Ging het altijd op deze manier? Zo nee hoe ben je erop gekomen?
Nee eerst hadden een ordner die we per kwartaal inleverden. Mijn moeder schreef ook nog de btw in een btw boek. Alles werd geprint en betalingen moesten we zelf in de bank zetten. Toen Jacques vertelde over deze nieuwe manier van werken wilde ik het wel proberen. Mijn ouders waren nog iets sceptischer want je raakt ook je overzicht een beetje kwijt als je het proces verandert.
Werd de boekhouding duurder
Ja het werd wel iets duurder, maar dat was met name inflatie. Ik bespaarde juist wel veel eigen tijd.
Wat weet je nu van jouw actuele resultaten?
Ik heb meer inzicht. Eerst wist ik alleen de omzet. Nu zie ik mijn winst- en verliesrekening tot de laatste factuur die ik heb doorgemaild. Als ik dan mijn energiekosten van de laatste maand erbij optel (die is nog onderweg) dan weet ik vrij nauwkeurig hoe het gaat. Als er een betaling zonder bon is, dan hoor ik vrij snel van Tineke of Judith dat er een factuur ontbreekt. Zo wordt ik niet na een jaar nog verrast.
Gebruik je ook een app?
Ja, voornamelijk voor kleine bonnetjes is dat handig. Een foto maken via de app zorgt ervoor dat deze meteen in Exact komt.
Zou je nog zonder kunnen?
Nee dat zou ik me niet meer voor kunnen stellen. Ik ben ook verbaasd dat er nog ondernemers zijn die alles printen. Per dag alles aanleveren en per week betalen geeft een opgeruimd gevoel.
Heb je nog andere tips?
Verzamelnota’s betalen is ook handig via Exact. Als wij bijvoorbeeld een gasfactuur moeten betalen en we krijgen voor de geleverde elektra geld terug bij dezelfde energieleverancier, dan saldeert Exact de twee nota’s en hoef ik alleen het saldo over te maken.
Bent u ook nieuwsgierig naar deze manier van administratie voeren, neem dan contact op met uw assistent of relatiebeheerder. Ook voor ons kantoor is een gespreide of maandelijkse aanlevering van uw administratie prettiger.
