Wanneer medewerkers of een directeur-grootaandeelhouder (dga) met een bedrijfsauto een verkeersboete krijgen, is het belangrijk om te weten hoe je deze boetes correct verwerkt in de administratie van de bv. Kunnen ze worden geboekt als kosten of moet je ze beschouwen als loon? We leggen het uit.

Verkeersboetes zijn geen aftrekbare bedrijfskosten

Volgens artikel 3.14, lid 1, onderdeel c van de Wet IB 2001, zijn verkeersboetes expliciet uitgesloten van aftrekbare kosten. Dit betekent dat verkeersboetes, ongeacht of ze zijn ontstaan tijdens zakelijke activiteiten, niet als bedrijfskosten mogen worden geboekt. Dit geldt voor alle boetes die voortkomen uit wetsovertredingen.

Verkeersboetes zijn dus niet aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting.

Verkeersboetes als loon

Als een bv een verkeersboete betaalt voor een werknemer of dga, wordt dit beschouwd als loon. Dit heeft gevolgen voor de loonheffing en de administratieve verwerking van de boete. Er is een verschil tussen de boete voor werknemers en voor de dga.

Voor werknemer

Betaalt de bv een verkeersboete voor een werknemer, dan wordt dit gezien als loon in natura. Dit betekent dat de boete bij het loon van de werknemer wordt opgeteld en belastbaar is voor de loonbelasting en premies volksverzekeringen. De werkgever moet dit verwerken in de loonadministratie en de bijbehorende loonheffing inhouden. De boete wordt dus gebruteerd.

Er is echter een uitzondering. Als de werknemer de overtreding heeft begaan onder dwang van de werkgever, bijvoorbeeld door instructies of onvermijdelijke werkomstandigheden, dan hoeft de boete niet te worden gebruteerd. Dit geldt alleen als de werknemer geen opzet of bewuste roekeloosheid kan worden verweten. Een uitspraak van de Hoge Raad stelt dat bij snelheidsovertredingen van minder dan tien kilometer per uur doorgaans geen sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid (Hoge Raad, 13 juni 2008, LJN BC8791). Oftewel: in deze gevallen hoeft de boete niet tot het loon te worden gezien en mag de werkgever de kosten op zich nemen.

Let op: de boete blijft ook in dit geval niet aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting.

Voor de dga

Voor de dga gelden iets andere regels. Betaalt de bv een boete voor de dga, dan wordt moet dit worden geboekt op de rekening-courant directie, omdat het gezien wordt als een privé-uitgave van de dga. De dga moet dit bedrag terugbetalen aan de bv.

Als de dga echter besluit de boete niet terug te betalen, moet het bedrag alsnog als loon worden beschouwd en wordt er loonheffing over ingehouden, net zoals bij een werknemer.

Terugbetaling van de verkeersboete

Als de werknemer of dga de verkeersboete terugbetaalt aan de bv hoeft er geen rekening te worden gehouden met (nadelige) belastinggevolgen.

Naheffingsaanslag parkeerbelasting

Een naheffingsaanslag parkeerbelasting wordt anders behandeld dan een verkeersboete. Terwijl verkeersboetes niet aftrekbaar zijn, kan de nageheven parkeerbelasting wél als zakelijke last worden beschouwd. Deze belasting maakt deel uit van de normale bedrijfskosten en is daarom aftrekbaar. De extra kosten die ontstaan door een naheffing, zoals boetes of verhogingen, zijn echter niet aftrekbaar. Dit zijn namelijk strafmaatregelen, die net als verkeersboetes fiscaal niet aftrekbaar zijn. Er wordt dus onderscheid gemaakt tussen de zakelijke correctie (de nageheven belasting) en de straf (de extra kosten).

Verkeersboetes in een eenmanszaak

Bij een eenmanszaak zijn de bedrijfsinkomsten en -uitgaven direct verbonden met het privévermogen van de ondernemer. Verkeersboetes die door de ondernemer zelf worden gemaakt, kunnen daarom nooit als zakelijke kosten worden aangemerkt. Ze blijven altijd privé-uitgaven. Voor personeel in een eenmanszaak gelden dezelfde regels als voor personeel in een bv.

Conclusie en advies

Het juist verwerken van verkeersboetes in de administratie van een bv vraagt om nauwkeurigheid. Boetes mogen nooit worden geboekt als aftrekbare kosten, tenzij geen sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid  bij de werknemer (niet zijnde de ondernemer of dga). Betaalt de bv een boete voor een werknemer of dga, dan moet dit worden verwerkt als loon in natura of in de rekening-courant.

Meest praktisch is als de werknemer of dga de boete zelf betaalt. Zo vermijdt de bv fiscale complicaties en wordt de boete correct behandeld als privé-uitgave, zonder invloed op de loonadministratie of belastingafdrachten.